「また領収書の山が…」「経費精算、いつになったら終わるんだろう？」
freee会計をお使いの皆さん、日々の経理業務、特に領収書やレシートの処理に頭を悩ませていませんか？ 紙の書類を一枚一枚確認し、手入力していく作業は、時間も手間もかかり、時にはミスも発生しがちです。しかし、ご安心ください。freee会計には、そんなあなたの悩みを解消し、経理業務を劇的に効率化する強力な機能があります。それが「ファイルリスト」です。
ファイルリストを活用すれば、取り込んだ領収書やレシートといった書類を見ながら、リスト形式で効率よく取引を登録できるようになります。まるで魔法のように感じられるかもしれませんが、決して難しいことではありません。本記事ではfreee会計のファイルリストの基本的な使い方を3つのステップで丁寧に解説し、さらに一歩進んだ「効率化機能」を2つご紹介します。なお、freee経費精算システムの活用で、スマホから紙の領収書を完全に不要にする方法も合わせてご覧いただけます。この記事を読めば、もう領収書の山に怯える必要はありません。あなたの経理業務が、よりスムーズに、より正確に、そして何よりもストレスなく進むようになるでしょう。さあ、一緒にファイルリストの活用術をマスターしていきましょう。
freee会計「ファイルリスト」とは？なぜ経理業務が変わるのか
freee会計の「ファイルリスト」とは、会計業務において発生する領収書やレシート、請求書などの各種ファイルを、freee会計に取り込んだ後に、一覧形式で確認・処理できる機能です。単にファイルを一覧表示するだけでなく、それぞれのファイルから読み取られた取引情報を、画面上で効率的に登録できる点が最大の特徴と言えるでしょう。
従来の経理業務では、紙の領収書を一枚ずつ仕訳帳に転記したり、スキャンした画像を見ながら会計ソフトに入力したりするのが一般的でした。この方法は、特に取引量が多い企業や個人事業主にとって、膨大な時間と労力を要するだけでなく、手入力によるミスを招きやすいという課題がありました。
ファイルリストは、これらの課題を一挙に解決します。AI-OCR機能によって、取り込んだファイルから日付、金額、取引先などの情報を自動で読み取り、その結果をリスト形式で表示してくれます。これにより、ユーザーは複数の取引情報を一画面でまとめて確認でき、入力内容が正しいかを瞬時に判断し、そのまま登録へと進むことが可能です。紙の書類をめくったり、複数の画面を行き来したりする手間がなくなるため、作業効率は飛躍的に向上します。視覚的にも分かりやすいインターフェースは、まるで表計算ソフトを扱うように直感的に操作できるため、経理の専門知識があまりない方でも安心して利用できるのです。さらに、AIを活用した会計業務の効率化については、ChatGPTとfreee会計を連携した確定申告の効率化についても参考になるでしょう。
【基本の3ステップ】freee会計「ファイルリスト」の使い方をマスターしよう
freee会計のファイルリストは、たった3つのステップで基本的な取引登録が可能です。このシンプルな流れを理解すれば、すぐにでも効率的な経理業務をスタートできます。
ステップ1：登録しやすい「並び替え」で準備を整える
ファイルリストでまず行いたいのが、登録しやすいようにファイルを並び替える作業です。この一工夫が、後の作業効率に大きく影響します。並び替えは、「発行元」「発生日」「金額」の3つの基準で行うことができます。
例えば、「発行元」で並び替えると、同じお店や取引先の領収書・レシートがグループ化されます。これにより、「〇〇スーパーでの買い物は全て消耗品費」「△△カフェでの支払いは会議費」といった形で、同じ勘定科目や摘要でまとめて処理できるため、一つ一つの取引内容を確認する手間を省き、入力の手間も最小限に抑えられます。まるで、机の上で同じお店のレシートをまとめて処理しているかのような感覚で、スムーズな作業が実現するでしょう。
また、「発生日」や「金額」で並び替えるのも非常に有効です。特に大量の取引を扱う場合、発生日で並び替えることで、時系列で取引の流れを把握しやすくなります。そして、金額で並び替えることは、AI-OCRによる読み取りミスや、自分が取り込みを忘れていたレシートなどを発見するのに役立ちます。例えば、極端に大きな金額や小さな金額の取引が読み飛ばされていたり、誤って認識されていたりする場合、並び替えることでその異変に気づきやすくなるのです。登録前の段階でこれらのミスを発見できれば、後の修正作業をなくし、正確な会計データを保つ上で非常に重要となります。
ステップ2：ファイル情報と入力内容を「確認」する
並び替えが終わったら、次にリストに表示されたファイル情報（領収書やレシートの画像）と、freee会計が自動入力した取引内容を一つずつ確認していきます。freee会計のAI-OCR機能は非常に高精度ですが、稀に読み取りが難しい文字やレイアウト、手書きのメモなどがあると、情報が正確に読み取られないこともあります。
ここで確認すべきポイントは、主に「日付」「金額」「取引先」「勘定科目」「摘要」などです。領収書の画像と、それに基づいて自動入力された内容が一致しているかを、目で見て確実にチェックします。例えば、飲食店のレシートであれば、「勘定科目は接待交際費で合っているか」「金額は正確か」といった具合です。複数の取引がリスト形式で一覧表示されているため、画面をスクロールしながら次々と確認作業を進められるのが大きな利点です。この確認作業は、正確な会計帳簿を作成する上で欠かせない最終チェックであり、人間の目による判断が最も重要な部分となります。
もし自動入力された内容に誤りがあれば、その場で手動で修正することができます。修正もリスト上で直接行えるため、非常にスムーズです。この「確認」のステップを丁寧に行うことで、後から「あの取引、間違って登録してた！」といった事態を防ぎ、安心して経理業務を進められるようになります。
ステップ3：ワンクリックで「登録」を完了させる
ファイル情報と入力内容の確認、そして必要に応じた修正が完了したら、いよいよ「登録」ボタンをクリックして取引をfreee会計に反映させます。この登録作業は、確認した取引を正式に会計帳簿に記録する最終工程です。
リスト形式で表示された複数の取引を、まとめて確認し、修正し、そして登録へと進めることができるため、一つ一つの取引を個別に開いて登録する手間がなくなります。これは特に、同じ種類の取引や同じ発行元の取引が連続している場合に、その威力を発揮します。確認が済んだ取引から順に登録ボタンをクリックしていくだけで、あっという間に多くの仕訳が完了します。
登録された取引は、freee会計の「取引」画面や各種レポート、試算表などに即座に反映されます。これにより、常に最新の経営状況を把握することが可能になります。この3ステップを繰り返すことで、これまで面倒だった領収書やレシートの処理が、驚くほど効率的でストレスフリーな作業へと変わるでしょう。
さらに効率アップ！「ファイルリスト」の活用術【2つの秘訣】
ファイルリストの基本的な使い方だけでも十分効率的ですが、freee会計はさらに経理業務を加速させるための便利な機能を備えています。ここからは、特に活用したい2つの秘訣をご紹介します。これらを使いこなせば、確認や手入力する項目を劇的に減らし、業務時間を大幅に短縮できるでしょう。
秘訣1：一度登録すればOK！「ファイルの登録ルール」を最大限に活用する
ファイルリストを使い、取引を登録する際に一度入力した内容が、実は「登録ルール」として自動的に保存されていることをご存知でしょうか？ この機能は、二度目以降の入力作業を劇的に簡略化する魔法のようなものです。
具体的には、同じ「発行源（取引先）」のファイルが再び取り込まれた場合、過去に保存されたルールが呼び出され、取引内容が自動で入力されるようになります。例えば、毎月利用する交通系ICカードのチャージや、特定のコンビニエンスストアでの消耗品購入、あるいはいつも利用するガソリンスタンドでの給油など、パターン化された取引にその効果を最大限に発揮します。
一度、「〇〇ガソリンスタンド」からの領収書を「車両費」として登録すれば、次に同じガソリンスタンドの領収書が取り込まれた際には、freee会計が自動的に「車両費」という勘定科目を提案してくれるのです。あなたは、表示された内容が正しいかを確認し、ワンクリックで登録するだけ。これにより、手入力する手間がほとんどなくなり、確認作業も格段にスピードアップします。
この登録ルールは、使えば使うほど学習し、あなたの経理業務に最適化されていきます。初めての取引では手入力が必要ですが、繰り返される取引についてはfreee会計に「お任せ」できるため、経理担当者の負担は大幅に軽減されます。ぜひ、この強力な機能を意識して活用し、自動入力の恩恵を最大限に享受してください。
秘訣2：必要な情報だけを厳選！「列の表示設定」でカスタマイズ
freee会計のファイルリストには、デフォルト（初期設定）では表示されていない列がいくつか存在します。しかし、あなたの業務内容や確認したい情報によっては、これらの非表示の列が非常に役立つことがあります。そこで活用したいのが「列の表示設定」機能です。
この機能を使えば、ファイルリストに表示する列を自由にカスタマイズできます。例えば、特定の部門ごとの経費を管理している場合や、プロジェクトごとにタグ付けして管理している場合、「部門」や「タグ」といった列を表示させることで、一覧画面でそれらの情報を直接確認・入力できるようになります。これにより、取引内容を確認する際に、いちいち別の画面を開いたり、詳細画面に遷移したりする手間が省け、作業の流れを途切れさせることなくスムーズに業務を進められます。
反対に、あまり使わない列や、あなたの業務では必要ない情報が表示されている場合は、それらを非表示にすることも可能です。画面上がシンプルになることで、本当に確認すべき情報に集中でき、視認性が向上します。結果として、確認ミスを減らし、より効率的に作業を進められるようになるでしょう。
経理業務は会社や個人の事業形態によって多種多様です。freee会計のファイルリストは、まさにその多様性に対応できるよう、柔軟なカスタマイズ性を提供しています。「自分にとって何が必要か、何が不要か」を考えながら、積極的に列の表示設定を調整してみてください。自分だけの最適な作業環境を構築することで、経理業務の生産性はさらに高まります。
freee会計「ファイルリスト」で経理業務の未来を切り開く
freee会計の「ファイルリスト」機能は、単なるデータ入力の手間を省くだけのツールではありません。これは、あなたの経理業務のあり方そのものを変革する可能性を秘めています。日々発生する領収書やレシートの処理に費やしていた膨大な時間を削減し、その分の時間を経営分析や事業戦略の立案など、より価値のある業務に充てることが可能になります。
ミスの削減、精神的負担の軽減、そして業務効率の飛躍的な向上は、ファイルリストがもたらす大きな恩恵です。経理担当者は、もはや単なる「数字の入力係」ではなく、企業の成長を支える重要な「情報分析者」へと変貌を遂げることができるでしょう。デジタル化が進む現代において、クラウド会計ソフトfreee会計と、その中心的な機能であるファイルリストは、まさにDX（デジタルトランスフォーメーション）推進の鍵となります。より広範な中小企業における経理の自動化のヒントも参考にしながら、未来の経理像を描いてみましょう。
まだファイルリストを十分に活用できていないと感じる方は、ぜひ今日からご紹介した使い方や効率化の秘訣を試してみてください。経理業務に対するあなたの認識が、きっと良い意味で大きく変わるはずです。
まとめ
freee会計の「ファイルリスト」は、領収書やレシートといった書類の処理を効率化するための非常に強力なツールです。基本的な使い方は「並び替え」「確認」「登録」の3ステップで完結し、これらをマスターするだけでも日々の業務は格段に楽になります。
さらに、一度登録した内容を自動で記憶し、次回以降の入力を助ける「ファイルの登録ルール」や、必要な情報だけを表示・非表示にできる「列の表示設定」といった効率化機能も活用すれば、あなたの経理業務は飛躍的に加速します。これらの機能を使いこなすことで、手入力や確認にかかる時間を大幅に削減し、より正確でストレスフリーな会計処理を実現できるでしょう。
freee会計を導入されている事業者様はもちろん、これから導入を検討されている方にとっても、ファイルリストは経理業務の未来を切り開く鍵となるはずです。ぜひ本記事で解説した内容を参考に、ファイルリストを最大限に活用し、日々の経理業務をスマートに変革させてください。
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