【スマホで完結】もう紙の領収書は不要！freee経費精算システムの革新機能とは？

はじめに

経費精算業務は、企業にとって日々のオペレーションの中でも多くの時間と労力を費やす領域です。とりわけ証憑管理や承認フローの煩雑さ、会計ソフトへの転記、経理担当者とのコミュニケーションなど、属人的な対応に依存しがちであるため、業務効率化と生産性向上が長年の課題となっていました。近年ではIT技術の進展により、クラウド型の経費精算システムが急速に普及しています。その中でも注目度が高いのが「freee経費精算システム」です。

本記事では、IT大手上場企業で財務経理幹部として長年経験を積んだ筆者が「freee経費精算システム」をどのように活用し、企業の経理業務を効率化させるか、導入準備から具体的な運用方法まで解説します。スマホアプリの利用やLINE上での領収書提出、交通系ICカードの読み取り機能など、実践的なノウハウをお伝えしますので、ぜひ最後までご覧ください。

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1. freee経費精算システムとは何か

クラウド型経費精算の革新

freee経費精算システムは、クラウド上で経費精算の手続きを完結させるプラットフォームです。どこでも・いつでも・誰でもすぐに利用できるため、テレワークや出張先からの申請・承認にも対応しやすいメリットがあります。さらに、経理担当者だけでなく、経費を申請する従業員から承認者まで、一連のフローを効率化する多彩な機能が盛り込まれています。

幅広いデバイス対応

• スマートフォンアプリ
• PCのWebブラウザ
• LINEトーク画面
• ICカードの読み取り

上記のように複数のデバイスやツールに対応しており、現場でサッと領収書をスキャンし、そのまま申請が可能です。これにより、従来の紙の領収書を紛失したり、整理に時間を取られるリスクを大幅に削減できます。

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2. freee経費精算システム導入のメリット

2.1 効率的な証憑管理

最大の魅力は証憑管理の効率化です。従来は紙の領収書を保管し、まとめて経理へ提出していましたが、freee経費精算システムを導入すると、領収書のアップロードから承認までをオンラインで完結させることが可能になります。また、インボイス番号を自動でチェックしてくれる機能もあるため、2023年から始まるインボイス制度への対応もスムーズです。

2.2 リアルタイム承認

スマホやブラウザ上でリアルタイムに申請と承認が行えます。承認フローが視覚化されることで管理者は「どこで承認が滞っているか」を一目で把握でき、経理担当者や財務担当役員との意思疎通も簡単になります。

2.3 人的ミスの削減

AI-OCR機能により領収書の金額や日付を自動で読み取るため、手入力によるヒューマンエラーの削減が期待できます。インボイス番号との照合も自動化され、確認作業時間を大幅に短縮できるでしょう。

2.4 コンプライアンス強化

経費精算プロセスを一元管理できるため、不正な経費の申請や不備の放置を減らせます。管理画面から一目で経費の流れを追跡できるので、内部統制にも有用です。

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3. 導入前に押さえておくべき事前準備

3.1 社内規定の見直し

システム導入の前に、社内の経費精算ルールや承認プロセスを改めて確認しましょう。たとえば、領収書が不要な経費や事前申請が必要な経費など、現行ルールを整理・統合しつつ、freee経費精算システムのワークフローに合わせることが重要です。

3.2 アカウント設定と連携先の確認

導入時には、利用ユーザーのアカウントを作成し、会計ソフト（フリー会計など）と連携するための初期設定を行います。初期設定の段階で、費目や勘定科目をきちんとシステム上に登録し、社内で利用するプロジェクトや部門などの管理軸も整えておくとスムーズです。

3.3 デバイス利用方針

従業員が利用するデバイスを想定し、スマートフォンアプリの利用を推奨するのか、PC利用がメインなのかを整理しておくことも大切です。BYOD（個人端末の業務利用）に対するセキュリティポリシーが整備されているか確認しておきましょう。

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4. freee経費精算システムのログイン方法

freee経費精算システムにはスマートフォンアプリとブラウザ経由の2つのメインなログイン方法があります。

4.1 スマートフォンアプリでのログイン

1. アプリストアからダウンロード
   • 「freee経費精算」と検索し、該当アプリをインストールします。
2. アプリを起動し、アカウント情報を入力
   • メールアドレス・パスワードを入力。
3. 二段階認証の設定（推奨）
   • 会社のセキュリティポリシーに応じて、必要であれば二段階認証を有効にします。

ポイント： Freee経費精算専用アプリは、使い勝手が最適化されているため、領収書の撮影・申請がよりスピーディーになります。

4.2 ブラウザ経由でのログイン

1. ブラウザで「フリー会計」と検索
2. ログイン画面が表示されたら、IDとパスワードを入力
3. 管理画面から「経費精算」を選択
   • 会社ごとに設定されているシングルサインオンや、管理者から発行されたURLがある場合は、その手順に従います。

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5. 領収書提出＆申請フローの具体的手順

5.1 領収書撮影の基本

スマートフォンアプリで領収書を撮影する際は、「魔法 Scan」機能（自動補正と自動シャッター）を活用します。領収書をカメラにかざすだけで、最適なタイミングでシャッターが切られ、傾きや明るさを自動補正してくれるため、撮影ミスを大幅に削減できます。

5.2 AI-OCRによる自動読み取り

領収書を撮影すると、freee経費精算システムのAI-OCR機能が金額と日付を読み取ります。ここが重要な時短ポイントです。手入力をする必要がほとんどなくなり、申請者の作業時間を削減します。

5.3 必要項目の入力

• 用途・目的
• 支払先
• 発生日
• 勘定科目・費目（必要に応じて）

AI-OCRが自動取得できない情報（プロジェクト名や用途など）を入力します。最低限の入力が終われば、申請ボタンを押すだけで上司などの承認者に送信可能です。

5.4 申請後のリアルタイム承認

申請が完了すると、承認者に通知が届きます。承認者がPCブラウザ上またはスマホアプリから申請内容を確認し、領収書の画像やインボイス番号、金額、日付などを確認してワンクリックで承認または差戻しできます。
重要： freee経費精算システムでは国税庁サイトの登録情報と突合できる機能があるため、インボイス制度への対応が容易になります。

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6. 重要：AI-OCR機能とインボイス対応のポイント

6.1 AI-OCR機能の精度

freee経費精算システムのAI-OCRは非常に高精度ですが、レシートの印字が薄い場合や手書き領収書だと文字認識が難しいケースがあります。撮影時に極端に暗い場所や反射が強い場所を避けることで精度向上を図れます。

6.2 インボイス対応

2023年10月に始まったインボイス制度に合わせ、freee経費精算システムではインボイス番号のチェック機能を提供しています。申請者がインボイス番号を入力し忘れても自動で検知し、承認フローの中で補正依頼できるため、紙の処理と比較して格段に管理しやすくなります。

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7. LINEトーク画面からの領収書アップロード

7.1 設定の手順

1. LINEで「フリー公式レシート電子保存」と検索
2. 友だち追加
3. ログインして始めるボタンをタップ
4. フリーアカウントとの連携を許可

これでLINE上で領収書を提出できるようになります。

7.2 アップロード方法

友だち追加後、トーク画面から領収書の画像を「送信」するだけでOKです。送信された領収書は自動的にfreee経費精算システムのファイルボックスへ格納されます。
ポイント： 申請者はちょっとした外出先や電車移動中でもサッとLINEで写真を送るだけなので、思い立ったときに提出でき、領収書紛失のリスクを低減します。

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8. ファイルボックスとWebブラウザでの申請管理

8.1 ファイルボックスの仕組み

freee経費精算システムには「ファイルボックス」という証憑の保管庫機能があります。スマホアプリやLINEからアップロードされた領収書はファイルボックスに一元管理され、後からまとめて経費精算の申請ができます。

8.2 Webブラウザでの使い方

1. 「フリー会計」にログイン
2. 「発注・経費・支払い」メニューへ移動
3. ファイルボックスを選択
4. 領収書を選択して申請を作成

WebブラウザのUIは大きな画面で表示できるため、複数の領収書を同時に処理したい場合や、まとめて承認作業を行いたい場合に便利です。

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9. 交通系ICカードの読み取りと経費申請

9.1 読み取りの手順

1. スマホアプリを起動し、「交通カード読み取り」をタップ
2. スマホ端末にICカードをかざす
3. 読み取り履歴が表示される

過去の移動履歴が一覧で表示されるので、プライベート利用分が含まれていても、業務に該当する項目だけを選んで申請できます。

9.2 交通費申請の時短

ICカードから乗車区間と料金が自動で転記されるため、手入力の手間を省きます。特に、頻繁に移動が多い営業職や出張が多い従業員には大きなメリットとなるでしょう。

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10. 小口現金管理機能との連動

10.1 小口現金管理の課題

小口現金は、出張先や急な立替が必要な場面で使うことが多く、リアルタイムの残高管理や証憑管理が不透明になりがちです。freee経費精算システムを導入すると、小口現金出納帳のデジタル化が可能となり、経費精算と合わせて管理できます。

10.2 運用フロー

1. 小口現金担当が支払いを行う
2. 領収書をシステムにアップロード
3. 経費科目を小口現金に紐づけて申請
4. リアルタイムで出納管理

このようにfreee経費精算システム上で小口現金の動きも一緒に管理することで、現金残高や利用履歴が常に最新状態を保ちやすくなります。

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11. スマートフォンによる承認フローの実践

11.1 承認者のメリット

• リアルタイム通知
• ワンクリック承認
• 移動中でも確認可能

申請があるとプッシュ通知が届き、承認画面には領収書の画像やAI-OCRの読み取り結果がまとめて表示されるため、短時間での判断ができます。これによって、経費精算の滞留が解消され、決裁のスピードが飛躍的に向上します。

11.2 差戻しやコメント機能

承認者が領収書内容に疑問や不備を感じた場合、コメントを付けて差戻しすることができます。差戻し内容は申請者のスマホに通知され、迅速に修正して再申請することが可能です。

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12.freee経費精算システムの運用定着化のコツ

12.1 周知・トレーニング

システム導入前後には、従業員向けの操作説明会やマニュアルの整備が不可欠です。特にスマホアプリの操作方法、ICカード読み取り手順、LINEアップロード方法など、具体的な利用手順を示すことで定着率が大きく変わります。

12.2 社内ルールと機能の連動

freee経費精算システムでは、社内の承認ルートをカスタマイズできる機能があります。現場社員⇒上司⇒経理⇒役員のように、必要な段階をきちんと設定しておくと、運用トラブルを回避しやすくなります。

12.3 継続的なモニタリング

運用開始後は、利用率や承認スピード、差戻し率などのKPIを設定し、定期的にモニタリングします。利用促進がうまくいかない場合は、追加のトレーニングや社内SNS、メールでの周知を行うなどの対策を検討しましょう。

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13. よくある質問とトラブルシューティング

13.1 AI-OCRが正しく読み取らない

• 印字状態を確認: レシートの印字が薄い場合は撮影環境を変えて再試行。
• マニュアル入力: 不明部分は手動で補正可能。

13.2 インボイス番号が見つからない

• 登録番号を再チェック: うまく読み取れない場合は、手入力の上、再度OCR読み取りを試す。
• 国税庁サイトでの手動照合: システム照合の結果が「存在しない」となる場合は、国税庁データベース側で更新されていない可能性も。

13.3 従業員がログインできない

• ID/PWの再発行: 管理者がパスワードリセット。
• アクセス制限確認: 社内セキュリティポリシーで外部アクセスが制限されていないか確認。

13.4 LINEでアップロードできない

• 友だち追加状態の再確認: 「フリー公式レシート電子保存」と連携が切れていないか。
• 画像形式の確認: フォーマットが対応外（特殊画像形式）の場合は変換。

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14. まとめ

freee経費精算システムを活用することで、経費精算の申請から承認までを一元管理でき、管理部門と現場の負担が劇的に軽減します。特にスマートフォンアプリの「Magic Scan」やAI-OCR機能、LINEアップロード、ICカード読み取りなど、多彩な機能によってプロセスの大半が自動化・効率化されます。

さらに、インボイス制度への対応や小口現金のデジタル管理など、新たに加わった経理課題にもしっかりと対応できるのが大きな特徴です。重要なポイントは、導入前の社内ルール整備や運用定着化のためのトレーニングの実施、そして運用後のモニタリングを継続することです。これらをしっかり押さえることで、freee経費精算システムは確実に経理業務を効率化し、生産性を高める大きな武器となるでしょう。

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15. 免責事項

本記事は公開時点での情報をもとに作成しており、記載の内容や各種機能・制度などは予告なく変更される可能性があります。本記事で提供している情報は一般的な参考情報であり、個別の企業や組織の状況に応じた正確性・妥当性を完全に保証するものではありません。具体的な導入判断や運用方法につきましては、専門家やシステム提供企業への相談を推奨いたします。また、本記事の内容によって生じるいかなる損害についても、当方は一切の責任を負いかねます。あらかじめご了承ください。

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