【決定版】
勤怠管理システム
導入と選び方
私はかつてIT大手上場企業の財務経理部門で管理職を務め、数多くのシステム導入や経理業務の改善に携わってきました。現在は「エンジョイ経理」というメディアを主宰しながら、信頼できる知り合いの社労士から聞いた最新情報も交え、企業経営者や人事総務の方々に役立つ情報を発信しています。
今回のテーマは、「勤怠管理システムの導入と選び方」です。特に新年や新年度からシステム導入を検討している企業であれば、この時期から準備を始める必要があります。正しいシステムを選ぶことで、給与計算や労務管理の手間が大幅に減り、法令遵守もスムーズになります。一方、システム選定を誤ると、かえって作業工数やトラブルの原因となりかねません。
そこで本記事では、私自身の実務経験に加え、社労士の意見を踏まえながら、
- 勤怠管理システムを導入するメリットと理由
- 導入前に押さえておくべき3つの比較ポイント
- 導入後の注意点や運用のコツ
- システム導入時のよくある疑問点と対処方法
などを詳しく解説します。特に重要なポイントは見出しや本文中で強調していますので、導入を検討されている方や、システムの乗り換えを検討中の方は参考にしてください。
1．勤怠管理システムを導入する理由とメリット
1-1．なぜ今、勤怠管理システムが注目されているのか
昨今の働き方改革や労働基準法の改正により、正確な労働時間管理は企業にとって必須の課題となりました。従業員の労働時間を適切に把握し、残業時間や休憩時間の管理を行わないと、以下のようなリスクが高まります。
- 過重労働による従業員の健康被害
- 未払残業代などの金銭的リスク
- 労働基準監督署からの是正勧告や行政指導
- 従業員とのトラブルや社会的信用の低下
そこで、紙のタイムカードやエクセル管理から脱却し、システムによる正確かつリアルタイムな勤怠管理が急務となっています。多くの企業がクラウド型の勤怠管理システムを導入することで、法令遵守と業務効率化を同時に実現しようとしています。
1-2．勤怠管理システム導入で法令遵守とリスク回避
勤怠管理システムを導入すると、打刻データが自動集計されるため、ヒューマンエラーが大幅に減り、正確な労働時間を把握しやすくなります。従業員の残業時間が一定水準を超えそうになったらアラートを出す、深夜残業や休日出勤の記録を簡単に可視化するといった機能を使えば、労務リスクを大きく下げられます。
さらに、長時間労働の把握や有給休暇の取得状況もシステム上で管理しやすくなるので、労働基準法の遵守状況を簡単にモニタリングできます。こうしたシステム活用により、従業員との労働時間トラブルを未然に防ぎ、企業イメージを守ることができます。
2．導入前に押さえておくべき3つの比較ポイント
ここからは、具体的に勤怠管理システムを選ぶ際の3つの重要なポイントを紹介します。私は自社システムを導入した経験だけでなく、子会社や関連会社にも導入支援を行ったことがあります。その際に「ここを押さえておけば後々トラブルを減らせる」と実感した点をまとめました。
2-1．【ポイント1】自社の勤務形態に合った集計機能
【重要】 まず最初に確認すべきなのは、自社の勤務形態に合った集計ができるかどうかです。例えば、
- 変形労働時間制を採用している
- シフト制で勤務時間が日々異なる
- フレックスタイム制でコアタイムを管理する必要がある
- 深夜勤務や休日勤務が多い業態である
など、企業によって運用している労働時間制度は多種多様です。
もしシステムがこれらの制度に対応していないと、結局エクセルで手作業の修正が必要になり、せっかくシステムを導入したのにメリットが半減してしまいます。導入前には、「変形労働時間制への対応はできますか？」「法定休・法定外休などの区分集計は可能ですか？」といった具体的な質問を営業担当者や資料で確認し、確実に対応できるかどうかをチェックしましょう。
注意点
- 面倒に感じても、1ヶ月分のサンプルデータを使って実際にテスト集計をしてみる
- カスタマイズが必要な場合、その費用や期間を事前に確認する
2-2．【ポイント2】多彩な打刻方法と漏れ対策
【重要】 次に、どのような打刻方法を用意しているかを比較する必要があります。打刻漏れや不正打刻を防ぐために、企業規模や業態に応じてさまざまな打刻手段が存在します。たとえば、
- ICカード打刻：入退室カードや交通系ICカードで打刻
- 指紋認証・生体認証：本人認証を強化できる
- 顔認証：不正打刻の抑止に有効
- PCログオン／オフ連動：PC利用開始・終了時刻を自動反映
- スマートフォンアプリ打刻：外出先や直行直帰が多い現場向け
- タブレット端末での一括打刻：小規模拠点やテレワーク混在でも対応可能
自社の運用やセキュリティポリシーを踏まえて、打刻漏れが起きにくい方法を導入することが理想です。テレワークや在宅勤務が増えている今、PCログやスマホアプリ打刻に対応しているかどうかは大きなポイントとなるでしょう。
打刻漏れへの備え
- 出退勤時にリマインド通知を送信できるか
- 打刻修正申請ワークフローが整備されているか
- 打刻ミスの検知やアラート機能があるか
こうしたサポート機能を備えているシステムであれば、社内の管理負担も減り、正確な勤怠情報を維持しやすくなります。
2-3．【ポイント3】給与計算システムとの連携性
最後に、勤怠管理システムのデータを給与計算システムにスムーズに取り込めるかどうかを確認しましょう。システムによっては同じベンダーが給与計算システムや人事管理システムも提供しているケースがあり、その場合はシリーズで導入すればAPI連携やCSV連携がシームレスにできることが多いです。
一方、給与計算システムを変更する予定がなく、今のまま使い続けたいという企業も少なくありません。その場合でも、
- CSVデータエクスポート
- API連携（ボタン一つで給与計算ソフトにデータ移行）
- クラウド同士での自動連携
などが可能かどうかを事前に確認してください。これができないと、毎月手入力による転記が必要となり、作業時間だけでなく入力ミスのリスクも増します。
【重要】 従業員数が数名～十数名の小規模事業所であっても、手入力は地味に手間がかかりますし、特に繁忙期や担当者の休暇時にはトラブルの原因となりやすいです。したがって、
- 最低でもCSVのインポート/エクスポート機能
- 可能であればAPI連携
をサポートしているシステムを選ぶことを強くおすすめします。
3．導入の流れと注意点
3-1．システム会社の担当と話す際の注意
勤怠管理システムを提供している企業には、営業担当やサポート担当がいます。しかし、私が知り合いの社労士に聞いた話によると、営業担当者は必ずしも労働基準法や社内規定の詳細に詳しいわけではないというケースが多いようです。たとえば、営業トークで「もちろん対応できますよ」と説明されても、実際には追加カスタマイズが必要だったり、設定が複雑で運用が難しかったりすることがあります。
【重要】 そこで、可能な限り以下の点を確認してください。
- 無料体験版の提供：実際に操作してみて、不明点があれば質疑応答をする
- トライアル期間中の設定サポート体制：コールセンターやメールサポートの品質
- カスタマイズ費用の明示：追加レポート機能などのオプション料金
無料体験は「操作感をざっと確認するだけ」ではもったいないです。できれば自社の実際の勤務スケジュールや1ヶ月分のサンプルデータを入力して、想定する集計結果が正しく出るかどうかを検証することが大切です。
3-2．無料体験やテスト導入の重要性
システム導入で失敗する企業の多くは、「実機テストを十分行わずに導入を決定してしまった」ことを後悔しています。私も担当時代にシステム切り替えを行った際、事前に十分なテスト期間を設けていなかったため、初回の給与計算処理で想定外のエラーが頻発し、締め日にパニックになった経験があります。
- テスト段階から人事・総務・経理部門が一緒になって検証する
- 新しい打刻ルールを従業員が守れるかどうか、運用マニュアルを整備する
- トラブルが起きても初期ならサポートが手厚いベンダーを選ぶ
こうした準備を万全にしておくことで、本稼働後の混乱を最小限に抑えられます。
3-3．社労士に相談してさらに効率アップ
勤怠管理システムがあれば、集計は自動化できますが、最終的に法令に適合した勤怠ルールを整備するのは企業の責任です。そこで頼りになるのが社労士の存在です。
私が懇意にしている社労士によれば、以下のようなサポートを行っているとのことです。
- 自社の就業規則や労働時間制度の確認
- システム設定を法的に問題ないように助言
- 有給管理や残業管理を適正化する運用ルールの策定
特に「変形労働時間制を導入したいけれど、システム側の設定はどうすればいいのか」など、法律とシステム両方の知識が必要なケースでは、社労士のアドバイスが非常に有益です。顧問社労士がITに詳しくない場合でも、最低限、集計結果を確認してもらうなどの形でサポートを受けることをおすすめします。
4．導入後に効果を最大化するコツ
システムを導入して終わりではありません。むしろ導入後の運用が大切です。
4-1．運用ルールの明確化と徹底周知
【重要】 どんなに高性能のシステムを導入しても、社内で使いこなせなければ意味がありません。そこで大切なのが、運用ルールの明確化と全従業員への周知徹底です。
- 打刻タイミング：出社から何分以内に打刻すべきか、退勤打刻のルールは？
- 打刻漏れ時の対応：自己申告で修正申請を行うのか、上長が気づいたときに修正するのか？
- システム操作マニュアル：特にスマホ打刻やPCログオン連動を導入した場合は、分かりやすい手順書が必要
これらを曖昧にしてしまうと、システム導入後も実運用で混乱が生じ、せっかくの勤怠データが不正確なものになってしまいます。最初にしっかりしたルールを作り、従業員の質問に答えられる体制を整えましょう。
4-2．システムの継続的な見直しとアップデート
システムを導入して数ヶ月経過すると、運用上の課題や不具合が見えてきます。ここで放置せずに見直しを行うことが重要です。システム提供会社も定期的に機能アップデートや法改正対応を行いますので、その情報をキャッチアップして、必要に応じて再設定や追加機能の導入を検討しましょう。
- 定期的にバージョンアップ情報を確認
- ユーザーフォーラムやコミュニティで他社事例を参考にする
- 年次更新の際、就業規則や給与計算の見直しと合わせて再チェック
といった取り組みを行うことで、勤怠管理システムの効果を持続的に高めることができます。
5．まとめ
勤怠管理システムは、法令遵守や労務リスク回避、業務効率の向上を実現するうえで非常に有用なツールです。ただし、導入そのものが目的にならないように気をつけましょう。あくまでも「従業員の労働時間を正しく管理し、給与計算や就業規則に反映させることで、働きやすい職場環境を整え、企業としてのリスクを最小化する」ことが本質的な目的です。
- 自社の勤務形態に合った集計機能があるか
- 多彩な打刻方法と打刻漏れ対策が可能か
- 給与計算システムとの連携がスムーズにできるか
これら3つのポイントを中心に、無料体験などで実際に操作を試し、社労士の助言を得ながら導入を進めましょう。そうすれば、給与計算担当者の負荷が大幅に減り、法令違反のリスクも軽減され、従業員にとっても透明性と公平性の高い労働環境を実現できます。
【ここがポイント】
- 無料体験の段階で実機テストを行い、自社に合った集計結果が出るか確認する
- 社内規定との整合性を事前にチェックし、必要があれば就業規則を修正する
- システム導入後も運用ルールを周知し、定期的に見直して改善する
これらを徹底すれば、勤怠管理システムの導入によるメリットを最大限享受できるはずです。
【免責事項】
本記事は、一般的な情報提供を目的として作成されたものであり、個別の企業や組織の状況に対して法的・会計的・税務的・労務的アドバイスを行うものではありません。具体的な導入や運用にあたっては、必ず専門家（社労士、公認会計士、税理士、弁護士など）へご相談ください。また、本記事の内容については正確性を期しておりますが、最新の法改正やシステムのバージョンアップ等により情報が変化する可能性があります。最終的な意思決定は読者ご自身の責任において行ってください。