はじめまして、エンジョイ経理編集部です。
近年、生成AIが一大ブームとなる中で、Googleがリリースした「ノートブックLM（NotebookLM）」が大きな注目を集めています。この記事では、ノートブックLMとは何か、どのような特徴を持ち、どんなシーンで活用できるのかを分かりやすく解説するとともに、活用の際に役立つ10のテクニックをランダムにご紹介します。特に経理や総務など、書類整理や資料作成に時間がかかる業務領域で強力な助っ人となる可能性が高いツールですので、ぜひ最後までチェックしてみてください。
NotebookLMの使い方完全ガイド
Google生成AIを活用した業務効率化
最新活用テクニック10選
1. ノートブックLM（NotebookLM）とは？
ノートブックLM（以下、NotebookLM）は、Googleが開発した新世代のAIアシスタントです。いわゆる「生成AI」は、入力されたテキストから自然な文章を生成する能力を持つことで知られています。NotebookLMは、さらに一歩進んだ機能として自分だけのカスタムAIアシスタントを簡単に作り上げられる点が大きな特徴です。
- 自分がアップロードした資料を学習データにできる
NotebookLMでは、PDFや音声ファイル、Word相当のドキュメント、スライド、WebサイトURL、YouTubeリンクなど、さまざまなフォーマットの情報を「ソース」としてアップロードし、それをAIに学習させることができます。たとえば、自社の就業規則をアップロードすれば「自社独自のルールに即したQA」に即座に答えてくれるわけです。 - 最大50ファイル、各ファイル50万語（無料版）の圧倒的情報量
無料版でも1つのノートブックに合計最大50個のファイルをアップロードでき、それぞれ50万語規模の文章を処理可能。つまり、最大2,500万語という膨大なデータを同時に学習させることができます。 - Googleの最新AIモデル「Gemini 2.0」を採用
NotebookLMはGoogleが開発する最新モデル・Gemini 2.0を裏側で活用しており、高度な自然言語処理能力を実現。将来的には画像解析などのマルチモーダル機能も拡張される可能性が高いです。 - セキュリティとプライバシー保護が強固
NotebookLMの方針として、ユーザーがアップロードしたデータをAIのトレーニングには使用しないというポリシーがあります。無料版でもこのポリシーは適用されるため、企業ユースでも安心して利用可能です。
2. 個人利用と組織利用のポイント
個人利用の場合
- 個人のGoogleアカウント（@gmail.comなど）を使ってNotebookLMにアクセスし、必要なソースをアップロードするだけで、すぐにAIアシスタントとして活用できます。
- 大量のレポートや書籍の要約、メール文面の下書きなど、個人レベルの業務効率化に威力を発揮します。
組織利用の場合
- 組織全体で使いたい就業規則やマニュアル、製品ドキュメントなどをNotebookLMにアップロードし、チームメンバーと共有することが可能。
- 「編集者」「閲覧者」の権限設定ができ、複数メンバーでソースのアップロードと更新を進められます。
- 部署をまたいだ横断的な知識共有も実現しやすく、問い合わせ工数が大幅に削減されるケースも少なくありません。
3. 無料版と有料版の違い：NotebookLM Plusとは？
2023年末ごろから「NotebookLM Plus」が登場し、無料版とは以下のような違いが生まれています。
無料版
- ソース上限50個（1ファイル最大50万語）
- ノートブック全体を共有する形のみ
- 回答スタイルのカスタマイズ不可
NotebookLM Plus
- ソース上限300個（1ファイル最大50万語：理論上最大1億2,500万語）
- 回答スタイルの詳細カスタマイズ（ロール設定・文章量指定等）が可能
- チャットのみを共有（ソース部分を公開しない）といった柔軟な共有
- シンプルなアナリティクス機能で、利用状況の確認ができる
特に大規模なデータや詳細な回答カスタマイズが必要な企業はNotebookLM Plusを検討してみると良いでしょう。なお、Google Workspaceの契約形態によっては追加費用なしでPlus版の機能を利用できるケースもあります。
4. ノートブックLMで実現する業務効率化：10の活用テクニック（ランダム順）
ここからは、NotebookLMを業務で活用するための10のテクニックをランダムな順番でご紹介します。経理・総務など事務作業が多い部署でも、その効果を実感できるはずです。ぜひ参考にしてみてください。
(A) 音声データで議事録を即生成
会議や打ち合わせを録音した音声ファイルをそのままNotebookLMにアップロードすれば、AIが自動で文字起こしし、議事録の体裁にまとめられます。
- ポイント
- 開催日時や参加者名など必要事項はあとから修正し、完成度を高めるだけでOK。
- Web会議録画の音声抽出も同様に扱えるため、在宅勤務やハイブリッド勤務にも対応しやすいメリットがあります。
(B) 会社の規程やマニュアルを一括管理
就業規則や経費精算規程など、社内ルールに関する資料をNotebookLMにまとめて学習させておくと、**「この場合の手当はいくら？」**といった社内問い合わせに即座に答えられます。
- ポイント
- 問い合わせ対応が削減されるため、総務部・人事部などの負荷が軽減。
- アップロードしたマニュアル類を常に最新化しておけば、全社員に正確な情報を提供可能です。
(C) データ分析の道筋をAIに考えさせる
アンケート結果や数値データなどをテキスト形式でアップロードし、「どんな分析手法が適切か？」をNotebookLMに相談できます。
- ポイント
- クロス集計、重回帰分析といったアプローチを提示してくれるので、初心者でも分析の方針を立てやすい。
- 分析作業そのものはExcelやBIツールで行い、分析設計段階の負担をNotebookLMで軽減できます。
(D) 社内FAQの自動化
NotebookLMに社内でよく聞かれる質問と回答例をソースとして登録しておくと、社内向けFAQシステムのように機能します。
- ポイント
- コールセンターやサポート担当の定型問い合わせ対応が減り、業務効率化が期待できる。
- 回答が疑わしい場合も、「ソースリンク」ですぐ事実確認が可能。
(E) 文章を1から読むのはやめよう
大量のレポートや論文を1ページ目から全部読むのは非効率。NotebookLMなら、要約やポイント抽出をサクッと依頼できます。
- ポイント
- まずは要約を見て「読む価値があるかどうか」を判断し、時間を節約。
- 必要なセクションだけ深堀りして読むという流れが作れ、集中力を温存できます。
(F) 翻訳の補助ツールとして活用
英語のドキュメントや海外のウェブページをNotebookLMにソースとして追加しておき、**「要点を日本語でまとめて」**と依頼する活用方法です。
- ポイント
- 専用の翻訳ソフトと併用することでダブルチェックも可能。
- 英文の意図を短い日本語で把握するのに適しています。
(G) 電話よりもノートブックLM共有でスムーズに情報伝達
電話やメールでの問い合わせは相手の時間を奪いがち。NotebookLMを組織共有し、各種マニュアルやFAQを整備しておけば、社員は自力で回答を得られるようになります。
- ポイント
- Googleサイトなどでフロントページを作成し、NotebookLMのリンクを一覧表示しておけば迷わない。
- よくある問い合わせ対応のコストが大幅に減り、業務効率がアップ。
(H) 学習用途でセミナー要点をまとめる
勉強会やセミナー動画をNotebookLMに取り込み、要点をまとめた学習資料をAIに作成させる使い方もおすすめ。
- ポイント
- 自分が見落とした内容をAIが拾ってくれる可能性がある。
- 音声からテキスト化し要約まで行うため、インプット効率が上がります。
(I) YouTubeは評価した上で見れば時間を大幅削減
1時間以上ある動画を最初から最後まで視聴するのは大変。NotebookLMにURLを登録し、要点や評価を先に見て、見る優先度を判断できます。
- ポイント
- 要約と評価を先に知ることで「時間のムダ」を防止。
- 複数の動画から必要なものをピックアップする際に特に有用。
(J) 競合分析と市場調査のヒントを得る
NotebookLMにニュース記事や会社情報などを追加し、「競合他社がどんな戦略を取っているか？」を要約・ポイント抽出させるのも一手。
- ポイント
- 新聞記事やプレスリリースを学習させることで、市場のトレンドを素早く把握できる。
- 自社の対策を立案するヒントとしても活用可能です。
5. ノートブックLMの導入を円滑に進めるコツ
- 小さく始める
まずは小規模チームや個人利用でPoC（概念実証）からスタート。 - カスタムスタイルを活用
NotebookLM Plusなら、回答スタイルを詳細に設定し、自社仕様の運用が可能。 - マルチデバイスでアクセス
インターネットブラウザさえあればどこからでも利用できるので、テレワークにも対応。 - セキュリティルールを明確化
権限設定や社内ポリシーを整理し、機密情報保護を徹底する。 - アップデート情報をこまめにチェック
GoogleはNotebookLMを頻繁にアップデートしているため、最新機能を常に追うのがおすすめ。
6. まとめ：ノートブックLMで業務効率は大幅にアップする！
NotebookLMは、個々のユーザーが独自の資料を読み込ませることで、従来の汎用AIでは対応できない社内固有のドキュメント活用を可能にします。
- 文章要約、YouTube動画の事前評価、議事録生成、データ分析支援、社内問い合わせ削減など、あらゆるシーンでの業務効率化が見込めるでしょう。
- 無料版でも気軽に試用できますが、大規模運用や詳細な回答設定が必要な企業はNotebookLM Plusが適しています。
- Googleの最新モデルGemini 2.0の進化が常に反映されるため、今後ますます強力なAIアシスタントに成長することは間違いありません。
エンジョイ経理編集部からの提言：
経理部門には複雑な制度や規程、月次業務の手順書など、文章量が膨大なドキュメントが存在します。NotebookLMへこれらを登録し、部署の問い合わせや研修ツールとして活用すれば、大幅な時短が可能です。電話やメールでのやり取りを減らし、効率的に業務を進めるためにも、ぜひ一度NotebookLMを導入してみてください。
以上、エンジョイ経理編集部がお届けしました。最後まで読んでいただき、ありがとうございました！
